Om het zoekproces zo transparant mogelijk te maken, is het van belang dit goed vast te leggen. Dit doe je door stapsgewijs alle verschillende stappen onder elkaar te noteren. Hieronder zie je een voorbeeld van een uitgewerkte zoekactie (er is gezocht met stroke, cva en occupational therapy). Het is zo opgeschreven, dat jij -of je beoordeler- dezelfde stappen kunt uitvoeren.
#1 stroke[mesh] OR stroke[tiab] OR cva[tiab] OR cerebrovascular accident[tiab]
#2 occupational therapy[mesh] OR occupational therapy[tiab]
#3 #1 AND #2
Werk je zoekactie uit in Word. Dit heeft als grote voordeel dat je de opslag zelf in de hand hebt en dat je met versies kan werken. Verder kan de definitieve versie meteen gebruikt worden als bijlage voor de verantwoording van de zoekactie.
Om je zoektocht overzichtelijk te houden is het aan te raden per zoeksessie een nieuwe versie van je zoekactie te maken. Op deze manier ontstaat er een soort logboek waarin alle beslissingen en aanpassingen in je zoekactie terug te vinden zijn. Dit kan je later mogelijk helpen met eventuele vragen tijden de peerreview.